Datenschutz­erklärung

1 Verantwortliche und Kontakt

Diese Datenschutzerklärung erläutert die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch von www.eighty4.de und bei Anfragen über die dort angebotenen Kontaktwege zu Interim Management und Consulting.

EIGHTY4 Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Rheinaue 111, 46535 Dinslaken, Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Björn Frese
E-Mail: bjoern.frese@eighty4.de
Telefon: +49 160 2055055
Datenschutzkontakt: Björn Frese, privacy@eighty4.de

Ergänzende Informationen zu Angeboten, Verträgen und Projekten stellen wir im Rahmen der jeweiligen Zusammenarbeit bereit. Für Vermietung und Anfragen über Vermietungsportale bestehen gesonderte Hinweise.

2 Hosting und technische Zugriffsdaten

Unsere Website wird bei GoDaddy im Shared Hosting betrieben. Anbieter der GoDaddy.com-Dienste ist GoDaddy.com, LLC, 100 S. Mill Ave, Suite 1600, Tempe, AZ 85281, USA. Beim Abruf verarbeitet der Hostingdienst Ihre IP-Adresse und die zur Übertragung und Beantwortung der Anfrage erforderlichen technischen Verbindungs- und Anfragedaten. Zugriffs- und Fehlerprotokolle dienen der Bereitstellung, Fehlerbehebung und Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Leistungen über eine funktionsfähige und sichere Website bereitzustellen. Ohne die für die Verbindung erforderlichen Daten kann die aufgerufene Seite nicht ausgeliefert werden.

Die von GoDaddy verwalteten Hosting-Protokolle werden nach Angaben des Anbieters im Turnus von sieben Tagen bereinigt, indem die Protokolldateien regelmäßig erneuert werden. Dies ist die für das eingesetzte Shared Hosting beschriebene Protokollrotation. Für gesondert zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigte Daten ist der Abschluss der Untersuchung und der erforderlichen Abhilfemaßnahmen maßgeblich; weiterhin erforderliche Anspruchsnachweise behandeln wir gesondert. GoDaddy zu Hosting-Protokollen

GoDaddy verarbeitet die im Hostingauftrag anfallenden personenbezogenen Daten nach seinem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei der Diensterbringung können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Für von der Zertifizierung erfasste US-Übermittlungen nennt GoDaddy das EU-US Data Privacy Framework. Für andere einschlägige Übermittlungen sieht Anlage 4 des Vertrags insbesondere EU-Standardvertragsklauseln vor. Die DPF-Informationen nennen GoDaddy.com, LLC als erfasste Gesellschaft. Die Garantien sind über den verlinkten Vertrag zugänglich; weitere Informationen können Sie über privacy@eighty4.de anfordern.

3 Cookies und externe Links

Unsere Website verwendet keine Cookies und keine Werkzeuge zur Analyse oder werblichen Verfolgung Ihres Websitebesuchs. Schriften und Bilder werden zusammen mit der Website bereitgestellt.

Microsoft Bookings, WhatsApp und LinkedIn sind über normale externe Links erreichbar. Ihre Inhalte sind nicht in unsere Website eingebettet. Beim Öffnen eines Links rufen Sie den jeweiligen externen Dienst auf; dort kann der Betreiber technische Zugriffsdaten verarbeiten. Für die eigene Verarbeitung dieser Anbieter gelten auch deren Datenschutzhinweise. Unsere anschließende Bearbeitung von Terminbuchungen und Nachrichten erläutern wir nachfolgend.

4 Anfragen und geschäftliche Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über das Kontaktformular ansprechen, verarbeiten wir die mitgeteilten Kontaktangaben und Informationen zu Ihrem Anliegen. Dazu können Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmenszugehörigkeit, Nachrichten und Anhänge sowie Angaben zur gewünschten Zusammenarbeit gehören. Wir benötigen diese Daten, um die Anfrage zu beantworten und weitere Schritte mit Ihnen abzustimmen.

Sind Sie selbst mögliche oder bestehende Vertragspartei, beruht die erforderliche Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Kontaktieren Sie uns als Ansprechperson eines Unternehmens oder mit einem sonstigen geschäftlichen Anliegen, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die sachgerechte Bearbeitung von Anfragen und die verlässliche Kommunikation mit den zuständigen Personen. Gesetzlich erforderliche Aufbewahrung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den in Abschnitt 7 erläuterten Vorschriften.

Die Kontaktaufnahme ist freiwillig. Ohne ausreichende Angaben zum Anliegen und eine geeignete Rückfragemöglichkeit können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten. Zusätzliche, nicht benötigte Angaben sind freiwillig.

Kontaktformular

Nachrichten aus dem Kontaktformular werden über GoDaddy an bjoern.frese@eighty4.de gesendet. Die eingegangene Nachricht bearbeiten wir in Microsoft 365 und übernehmen sie grundsätzlich mit den erforderlichen Kontaktangaben in HubSpot. Im Kontaktformular sind Name, E-Mail-Adresse, Anliegen und Aufgabenbeschreibung Pflichtfelder. Unternehmen, gewünschter Beginn, Einsatzort beziehungsweise Arbeitsform und Rückrufnummer sind freiwillig. Für Zweck und Rechtsgrundlage gelten die vorstehenden Angaben.

Microsoft 365

Für E-Mails verwenden wir Outlook, für die Ablage und den Austausch geschäftlicher Unterlagen OneDrive und SharePoint. Europäischer Microsoft-Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Verarbeitet werden die erforderlichen Kontaktangaben, Nachrichten, Anhänge und Dokumente sowie zugehörige Termin-, Zugriffs- und technische Verbindungsdaten. Zwecke und Rechtsgrundlagen entsprechen der zuvor erläuterten Anfrage- und Vertragsbearbeitung.

Für die Bereitstellung der Geschäftsdienste verarbeitet Microsoft die übermittelten Daten nach seinen Datenschutzbedingungen grundsätzlich als Auftragsverarbeiter. Für begrenzte eigene Geschäftsvorgänge, etwa Abrechnung, Kontoverwaltung und die Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten, übernimmt Microsoft eine eigene datenschutzrechtliche Verantwortung. Einzelheiten enthält die Microsoft-Datenschutzerklärung.

Dabei können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, insbesondere durch die Microsoft Corporation in den USA und eingesetzte Unterauftragnehmer. Microsoft stützt die Übermittlungen seiner Unternehmensdienste auf EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Diese sind über den Microsoft-Datenschutznachtrag zugänglich. Weitere Informationen und eine Kopie der einschlägigen Garantien können Sie über privacy@eighty4.de anfordern.

Kontaktverwaltung mit HubSpot

Zur Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen speichern wir Kontaktdaten, Anliegen und zugehörige E-Mails grundsätzlich in HubSpot. Dies dient der geordneten Kontakt- und Kundenverwaltung auf den oben erläuterten Rechtsgrundlagen. Unsere Verwendung als Kundenverwaltungssystem führt nicht zu einer Einbindung von HubSpot-Tracking auf der Website.

HubSpot verarbeitet diese CRM-Daten als Auftragsverarbeiter. Zu den Empfängern gehört HubSpot, Inc., Two Canal Park, Cambridge, MA 02141, USA. Für von seiner Zertifizierung erfasste Übermittlungen an HubSpot, Inc. gilt das EU-US Data Privacy Framework. Die HubSpot-Vereinbarung zur Datenverarbeitung enthält außerdem EU-Standardvertragsklauseln und stellt die Garantien zur Verfügung. Für die Übermittlung von Daten eines Verantwortlichen an einen Auftragsverarbeiter ist dort Modul 2 vorgesehen. Informationen und eine Kopie können Sie auch über privacy@eighty4.de erhalten.

Freiwillige Messung von Öffnungen und Linkklicks

Mit Ihrer vorherigen, gesonderten Einwilligung messen wir mithilfe von HubSpot, ob und wann unsere E-Mails geöffnet und darin enthaltene Links angeklickt werden. Hierzu verwenden wir ein unsichtbares Messbild und entsprechend gekennzeichnete Links. Öffnungs- und Klickereignisse können Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Kontakt zugeordnet werden. Zweck ist die Auswertung der Resonanz auf unsere E-Mails. Ein technisch erfasster Bildabruf beweist nicht sicher, dass Sie eine Nachricht persönlich gelesen haben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, soweit Informationen in Ihrem Endgerät gespeichert oder daraus ausgelesen werden, § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit für die Zukunft über privacy@eighty4.de widerrufbar. Ohne Einwilligung erfolgt keine solche Messung; die normale Kommunikation und Bearbeitung Ihrer Anfrage bleiben möglich. Für HubSpot und seine Drittlandübermittlungen gelten die vorstehenden Angaben.

Einzelne Messereignisse löschen wir spätestens 90 Tage nach ihrer Erfassung, bei Widerruf früher. Erforderliche Einwilligungsnachweise halten wir während der darauf gestützten Verarbeitung vor. Nach deren Beendigung speichern wir nur den nötigen Nachweis, längstens bis zum Ende des dritten auf das Beendigungsjahr folgenden Kalenderjahres; entfällt der Nachweisbedarf früher, löschen wir früher. Die Erfüllung unserer Nachweispflichten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Soweit Nachweise anschließend zur Wahrung unserer Rechte benötigt werden, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Verteidigung gegen Ansprüche wegen der betreffenden Verarbeitung. Ein konkreter laufender Streitfall wird nach Abschnitt 7 gesondert behandelt. Die normale Korrespondenz unterliegt ebenfalls den dortigen Fristen.

5 Terminbuchung und Onlinegespräche

Über den Buchungslink können Sie einen Gesprächstermin mit Microsoft Bookings vereinbaren. Beim Öffnen wechseln Sie zu Microsoft; dabei fallen technische Zugriffsdaten an. Wir verarbeiten die von Ihnen angegebenen Kontakt- und Termindaten, insbesondere Namen, E-Mail-Adresse, gewählten Termin und Angaben zum Anliegen, zur Organisation des Gesprächs und für Bestätigungen oder Terminänderungen. Bookings speichert Buchungsdaten innerhalb von Microsoft 365 in Exchange.

Onlinegespräche führen wir über Microsoft Teams. Dabei werden die von Ihnen angegebenen Identitätsdaten, Termin- und Verbindungsdaten sowie übermittelte Gesprächsinhalte verarbeitet. Bei eingeschaltetem Mikrofon oder eingeschalteter Kamera gehören hierzu Audio- beziehungsweise Videodaten; außerdem können Chatnachrichten, geteilte Dateien und Bildschirminhalte anfallen. Technische Geräte-, Nutzungs- und Diagnosedaten dienen dem Betrieb des Dienstes. Für unsere Terminorganisation und Gesprächsdurchführung gelten die Anfrage- beziehungsweise Vertragsgrundlagen aus Abschnitt 4 sowie die dortigen Angaben zu Microsoft.

Wir nutzen keine nativen Teams-Funktionen zur Aufzeichnung, Transkription oder KI-Auswertung. Der im Consulting eingesetzte Dienst Fireflies ist ein gesonderter Verarbeitungsvorgang; eine Terminbuchung ist keine Einwilligung in eine solche Erfassung. Vor einer solchen Aufzeichnung sind gesonderte Informationen bereitzustellen und die erforderlichen Zustimmungen einzuholen. Bookings und Teams sind freiwillige Kontaktmöglichkeiten; alternativ erreichen Sie uns per E-Mail oder Telefon.

6 WhatsApp und Sicherung der Kommunikation

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, die für uns sichtbaren Profilangaben sowie Nachrichten, Anlagen und Nachrichtenzeitpunkte zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Wir verwenden WhatsApp und die WhatsApp Business App. Anbieter in der EU ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland.

Für vertragsbezogene Anfragen natürlicher Personen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für sonstige geschäftliche Kommunikation Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung Ihrer Nachricht über den von Ihnen gewählten Kontaktweg. Sie können uns stattdessen per E-Mail oder Telefon kontaktieren.

Der Adressbuchzugriff für WhatsApp ist auf ausgewählte Kontakte beschränkt. Wir geben nur geschäftliche Kontakte frei, mit denen wir für einen laufenden Anfrage- oder Vertragsvorgang über den von ihnen gewählten oder mit ihnen vereinbarten Kontaktweg WhatsApp kommunizieren. Dabei können die Telefonnummern der freigegebenen Kontakte zum Abgleich an WhatsApp übermittelt werden. Dieser begrenzte Abgleich dient der zuverlässigen Zuordnung unserer Gesprächspartner und der Organisation der laufenden Kommunikation. Soweit er hierfür erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen, beruht er auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der verlässlichen Bearbeitung der betreffenden geschäftlichen Kommunikation.

Wir beschränken die Freigabe auf die dafür benötigten Kontakte und heben sie auf, sobald dieser Kommunikationszweck entfällt. Für eigene Kontakt- und Chatdaten gelten die beschriebenen Speicherfristen: bei erledigten Anfragen ohne Vertrag spätestens 120 Tage nach endgültigem Abschluss, bei operativen Vertrags- und Projektdaten spätestens ein Jahr nach vollständiger Beendigung einschließlich Abrechnung und gegebenenfalls Kautionsabwicklung. Bei früherem Zweckwegfall löschen wir früher. Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen und konkret erforderliche Anspruchsnachweise bewahren wir gesondert auf; sie begründen keine weitere Freigabe des Kontakts für WhatsApp.

WhatsApp verarbeitet außerdem Nutzungs-, Geräte- und Verbindungsinformationen für eigene Zwecke, insbesondere Betrieb und Sicherheit des Dienstes. Die WhatsApp-Datenschutzrichtlinie für den EWR erläutert diese Verarbeitung.

Für die bei WhatsApp Business in unserem Auftrag verarbeiteten Kundenkontaktdaten gelten die WhatsApp-Datenverarbeitungsbedingungen. Sie erfassen nicht sämtliche eigenen Verarbeitungen des Anbieters und gelten nicht pauschal für die normale WhatsApp-App. Übermittlungen an die zertifizierten US-Unternehmen WhatsApp LLC und Meta Platforms, Inc. stützt WhatsApp auf das EU-US Data Privacy Framework. Das Business Data Transfer Addendum sieht als alternative Grundlage insbesondere EU-Standardvertragsklauseln zwischen Auftragsverarbeitern vor. Für weitere internationale Übermittlungen nennt WhatsApp Angemessenheitsbeschlüsse und EU-Standardvertragsklauseln.

Wir sichern unsere WhatsApp-Chats über iCloud zur Wiederherstellung nach Gerätewechsel oder Datenverlust. Dabei werden Sicherungskopien der Chats einschließlich darin enthaltener personenbezogener Daten bei Apple gespeichert. Anbieter ist Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland. Eine Verarbeitung kann auch außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, erfolgen. Apple nennt für Übermittlungen aus dem EWR EU-Standardvertragsklauseln; Informationen und die Möglichkeit, eine Kopie anzufordern, enthält die Apple-Datenschutzrichtlinie.

Die Sicherung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit der für unsere Geschäftsvorgänge benötigten Kommunikation.

Die Sicherung verlängert die Speicherdauer der zugrunde liegenden Chats nicht. Bei fälliger Löschung entfernen wir die betreffenden Daten aus dem Arbeitsbestand und ersetzen die von uns verwaltete Chat-Sicherung durch einen entsprechend bereinigten Stand. Bei einer Wiederherstellung berücksichtigen wir bereits fällige Löschungen erneut, damit gelöschte Daten nicht wieder in die laufende Verarbeitung gelangen.

7 Speicherdauer

Erledigte Anfragen und Angebote, aus denen kein Auftrag beziehungsweise Vertrag entsteht, löschen wir spätestens 120 Tage nach endgültigem Abschluss der Anfrage. Das gilt auch für die dazugehörige Korrespondenz und Terminorganisation in den eingesetzten Diensten. Entfällt der Verarbeitungszweck früher, löschen wir früher.

Führt eine Anfrage zu einem Auftrag oder Projekt, speichern wir dessen operative Kunden- und Projektdaten spätestens bis ein Jahr nach vollständiger Beendigung einschließlich Abrechnung; bei früherem Zweckwegfall löschen wir früher. Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen und konkret erforderliche Anspruchsnachweise behandeln wir getrennt. Diese Fristen gelten nicht als pauschale Fristen für Rohaufzeichnungen, E-Mail-Messereignisse oder sämtliche technischen Sicherungskopien.

Soweit Nachrichten Handels- oder Geschäftsbriefe sind, gelten grundsätzlich sechs Jahre Aufbewahrung nach § 257 HGB beziehungsweise § 147 AO, gerechnet ab Ende des gesetzlich maßgeblichen Kalenderjahres. Andere bei der Vertragsabwicklung entstehende gesetzliche Unterlagen werden nach den hierfür geltenden Vorschriften aufbewahrt; die ergänzenden Hinweise für Angebote und Verträge erläutern dies. Nur die tatsächlich erforderlichen Unterlagen werden für diesen Zweck weiter gespeichert.

Für einen konkreten Rechtsstreit benötigte Nachweise werden bis zur abschließenden Klärung und dem Wegfall des Nachweisbedarfs aufbewahrt. Bei der Prüfung berücksichtigen wir die einschlägigen Verjährungsfristen und gegebenenfalls laufende Verfahren. Eine nur denkbare spätere Verwendung rechtfertigt keine unbegrenzte Aufbewahrung. Für Hosting-Protokolle gilt Abschnitt 2, für HubSpot-Messereignisse Abschnitt 4.

8 Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft einschließlich einer Datenkopie, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 15–18 DSGVO). Bei automatisierter Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags können Sie bereitgestellte Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und, soweit technisch möglich, unmittelbar übertragen lassen (Art. 20 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit bis dahin bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an privacy@eighty4.de.

Ihr Widerspruchsrecht

Bei einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen; dies gilt auch für darauf gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die betroffenen Daten anschließend nicht weiter, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen, einschließlich damit zusammenhängenden Profilings. Danach werden Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Beschwerderecht

Nach Art. 77 DSGVO können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0 · E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Kontakt der LDI NRW